Инициатору необходимо подготовить скан запроса на архивную справку. Оригинал запроса помещается в ячейку заведующей архивом в канцелярии ИГУ.
Инициатор запускает процесс оформления архивной справки.
Пошаговая инструкция:
1. Выбираем раздел “Документы и файлы” ⇒ “Документы внутренние”.
2. Выбираем папку “Архивная справка” . Нажимаем кнопку “Создать”.
3. Выбираем вид документа “Запрос на выдачу архивной справки” и создаем документ
(при необходимости воспользуйтесь строкой поиска).
4. Заполняем реквизиты записки.
4.1. В комментарий вводим ФИО лица, на которое должна быть составлена архивная справка.
! Наименование документа заполняется автоматически!
6. Прикладываем файлы к документу.
6.1. Прикрепляем скан запроса на получение архивной справки.
7. Нажимаем кнопку “Записать”, чтобы сохранить заполнение
(См. рисунок ниже).
8. Запускаем процедуру согласования.
8.1. Нажимаем кнопку “Отправить…”.
8.2. Выбираем процесс “Оформление архивной справки” и нажимаем кнопку “Перейти к отправке”.
8.3. Нажимаем кнопку “Стартовать и закрыть”.
Задания для заведующей архивом:
1. Подготовьте архивную справку.
1.1. Дважды нажимаем на документ, чтобы открыть его карточку.
1.2. Нажимаем кнопку “Добавить”. Выбираем “Загрузить с диска…”.
1.3. Выбираем подготовленный файл и нажимаем кнопку “Открыть”.
1.4. Нажимаем кнопку “Записать и закрыть” для сохранения добавленного файла.
1.5. Для проверки добавления файла нажимаем правой кнопкой мыши по документу и обновляем его нажатием кнопки “Обновить”. В документе должен отобразиться Ваш файл со справкой.
1.6. Пишем комментарий и нажимаем кнопку “Исполнено”.
2. Выдайте архивную справку лично заявителю.
После выдачи выполните задание (Нажмите кнопку “Ознакомился”).
Подписание архивной справки:
Работу с задачами смотреть в инструкции “Работа с задачами”.
